AitoDialogin tietosuojaseloste
Päivitetty 21.9.2026
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukainen informointi henkilötietojen käsittelystä.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
AitoHR Oy
Y-tunnus: 2959860-8
Rautatienpuistokatu 7, Pori
Rautatienkatu 21 B, Tampere
Puhelin: +358 40 565 5606
Sähköposti: yhteys@aitohr.fi
Tietosuojaa koskevat pyynnöt ja kysymykset voi lähettää osoitteeseen yhteys@aitohr.fi.
2. Mitä tämä tietosuojaseloste koskee?
Tämä seloste koskee AitoDialogi-palvelua, siihen liittyvää verkkosivua, yhteydenottoja, demoja, asiakassuhteita sekä palvelun käyttöön liittyvää henkilötietojen käsittelyä.
AitoHR Oy:n rooli riippuu käsittelyn tarkoituksesta:
- AitoHR Oy toimii rekisterinpitäjänä, kun käsittelemme verkkosivun kävijöiden, yhteydenottajien, asiakkaiden yhteyshenkilöiden ja muiden sidosryhmien tietoja omiin tarkoituksiimme.
- AitoDialogia käyttävä asiakasorganisaatio toimii yleensä rekisterinpitäjänä henkilöstöään tai muita osallistujia koskevissa dialogeissa. AitoHR Oy käsittelee näitä tietoja asiakkaan lukuun henkilötietojen käsittelijänä asiakkaan ohjeiden ja henkilötietojen käsittelysopimuksen mukaisesti.
Asiakasorganisaatio vastaa omien dialogiensa osalta muun muassa käsittelyn tarkoituksesta, oikeusperusteesta, osallistujille annettavista tiedoista ja rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta.
3. Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Käsiteltävät tiedot riippuvat siitä, missä roolissa henkilö käyttää palvelua.
Verkkosivun kävijät ja yhteydenottajat
Voimme käsitellä seuraavia tietoja:
- nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- yritys, organisaatio, tehtävänimike tai muu ammatillinen rooli
- yhteydenoton aihe ja viestin sisältö
- demo- ja tapaamistiedot
- verkkosivun toiminnan ja tietoturvan kannalta tarpeelliset tekniset tiedot, kuten IP-osoite, selain- ja laitetiedot, ajankohta sekä evästeisiin liittyvät valinnat.
Asiakkaiden yhteyshenkilöt ja palvelun pääkäyttäjät
Voimme käsitellä seuraavia tietoja:
- nimi ja työyhteystiedot
- organisaatio, tehtävä ja käyttöoikeusrooli
- käyttäjätunnukseen, kirjautumiseen ja käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot
- asiakkuuteen, sopimuksiin, laskutukseen, käyttöönottoon ja tukipyyntöihin liittyvät tiedot
- palvelun käyttöä ja tietoturvaa koskevat lokitiedot.
Dialogeihin osallistuvat henkilöt
Asiakasorganisaation määrittelemän toteutuksen mukaan AitoDialogissa voidaan käsitellä:
- osallistujan tunnistamiseen tai kutsumiseen tarvittavia tietoja, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero tai henkilöstötunniste
- organisaatioon liittyviä taustatietoja, kuten yhtiö, yksikkö, toimipaikka, tiimi, tehtäväryhmä, esihenkilöryhmä tai kieli
- dialogiin annettuja vastauksia, arvioita, keskustelutekstejä ja avointa palautetta
- dialogin etenemiseen, lähettämiseen ja vastaamiseen liittyviä ajankohta- ja teknisiä tietoja
- raportointia varten muodostettuja koosteita, tunnuslukuja, teemoja ja luokituksia.
Dialogi voidaan toteuttaa anonyymisti tai tunnisteellisesti asiakkaan valitseman mallin mukaisesti. Anonyymiksi ilmoitetussa dialogissa tuloksia ei esitetä tavalla, jonka tarkoituksena olisi tunnistaa yksittäinen vastaaja. Pieniin vastaajaryhmiin sovelletaan asiakkaan kanssa sovittuja raportointirajoja.
Dialogin avoimeen vastaukseen ei tule kirjoittaa tarpeettomia terveystietoja, henkilötunnuksia tai muita arkaluonteisia henkilötietoja. Jos dialogissa käsitellään erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, asiakasorganisaatio vastaa siihen soveltuvan käsittelyperusteen määrittämisestä.
4. Mistä tiedot saadaan?
Tietoja voidaan saada:
- henkilöltä itseltään verkkosivun, lomakkeen, sähköpostin, puhelun, tapaamisen tai palvelun käytön yhteydessä
- AitoHR Oy:n asiakasorganisaatiolta esimerkiksi käyttäjä- tai henkilöstöluettelona
- asiakkaan käyttämistä henkilöstö-, tunnistautumis- tai viestintäjärjestelmistä sovitun integraation kautta
- palvelun käytön yhteydessä automaattisesti syntyvistä teknisistä tapahtuma- ja lokitiedoista
- julkisista yritys- ja yhteystietolähteistä lain sallimissa rajoissa.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
- yhteydenottoihin ja tarjouspyyntöihin vastaaminen
- demojen, tapaamisten ja asiakasviestinnän järjestäminen
- asiakassuhteen, sopimusten ja laskutuksen hoitaminen
- AitoDialogin käyttöönotto, käyttäjähallinta, tekninen toteutus ja asiakastuki
- dialogien toteuttaminen asiakkaan toimeksiannosta
- vastausten analysointi ja raporttien muodostaminen asiakkaalle
- palvelun toimivuuden, laadun, käytettävyyden ja tietoturvan varmistaminen
- väärinkäytösten, virheiden ja tietoturvapoikkeamien ehkäiseminen ja selvittäminen
- AitoHR Oy:n lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen
- AitoHR Oy:n palveluista viestiminen nykyisille tai mahdollisille yritysasiakkaille lain sallimissa rajoissa.
Asiakkaan lukuun käsiteltäviä dialogitietoja ei käytetä AitoHR Oy:n omaan suoramarkkinointiin. Niitä ei myöskään käytetä yleisten tekoälymallien kouluttamiseen ilman erillistä, nimenomaista sopimusta ja asianmukaista käsittelyperustetta.
6. Käsittelyn oikeusperusteet
Kun AitoHR Oy toimii rekisterinpitäjänä, käsittely perustuu tilanteen mukaan:
- sopimukseen tai sopimusta edeltäviin toimiin, kuten tarjouksen laatimiseen, palvelun toimittamiseen ja asiakassuhteen hoitamiseen
- oikeutettuun etuun, kuten yritysasiakkuuksien hoitamiseen, palvelun kehittämiseen, tietoturvan varmistamiseen ja tarkoituksenmukaiseen yritysmarkkinointiin
- suostumukseen, kun käsittely tai ei-välttämättömien evästeiden käyttö sitä edellyttää
- lakisääteiseen velvoitteeseen, kuten kirjanpito- ja viranomaisvelvoitteisiin.
Kun AitoHR Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä, käsittely perustuu asiakasorganisaation kanssa tehtyyn sopimukseen ja asiakkaan dokumentoituihin ohjeisiin. Asiakasorganisaatio määrittää oman käsittelynsä oikeusperusteen.
7. Tekoälyn käyttö AitoDialogissa
AitoDialogissa käytetään tekoälyä keskustelun tukemiseen sekä vastausten jäsentämiseen, tiivistämiseen, teemoitteluun ja raportoinnin muodostamiseen. Tekoälyn tuottamat tulokset voivat sisältää virheitä, joten niitä tulee tarkastella muun tiedon ja ihmisen tekemän arvioinnin rinnalla.
AitoDialogi ei tee osallistujista sellaisia yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi henkilöä koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia. Palvelun raportit ja havainnot on tarkoitettu organisaation päätöksenteon tueksi, eivät yksittäistä työntekijää koskevien päätösten ainoaksi perusteeksi.
8. Tietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat
Henkilötietoja käsittelevät vain ne AitoHR Oy:n työntekijät ja yhteistyökumppanit, joiden tehtävät sitä edellyttävät. Tietoja voidaan käsitellä myös AitoHR Oy:n lukuun toimivissa:
- pilvi-, tietokanta- ja varmuuskopiointipalveluissa
- tekoäly- ja analytiikkapalveluissa
- tunnistautumis-, viestintä- ja integraatiopalveluissa
- asiakkuudenhallinta-, ajanvaraus-, laskutus- ja tukipalveluissa
- verkkosivujen ylläpito- ja analytiikkapalveluissa.
Palvelussa käytettävät alikäsittelijät ja viestintäkanavat voivat vaihdella asiakkaan valitseman toteutuksen mukaan. Asiakasorganisaatiolle annetaan henkilötietojen käsittelysopimuksessa tai sen liitteessä ajantasaiset tiedot sen palvelua koskevista alikäsittelijöistä.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille tai muille tahoille, jos laki sitä edellyttää. Henkilötietoja ei myydä ulkopuolisille.
9. Tietojen sijainti ja siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle
AitoDialogin keskeinen tekninen ympäristö ja tekoälypalvelut on toteutettu Microsoft Azure -ympäristössä Ruotsin alueella.
Pyrimme käsittelemään henkilötiedot Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen sisällä. Jos jokin palveluntarjoaja käsittelee tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella, siirrolle käytetään tietosuoja-asetuksen mukaista siirtoperustetta, kuten Euroopan komission riittävyyspäätöstä tai komission hyväksymiä vakiolausekkeita, sekä tarvittaessa täydentäviä suojatoimia.
Asiakaskohtainen tieto käytettävistä palveluntarjoajista ja mahdollisista kansainvälisistä siirroista annetaan asiakkaan henkilötietojen käsittelysopimuksessa tai sen liitteissä.
10. Henkilötietojen säilytysajat
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin tai kuin laki edellyttää.
- Yhteydenottoihin ja myyntiin liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin asian käsittely, mahdollinen asiakassuhde tai perusteltu yhteydenpito sitä edellyttää.
- Asiakas-, sopimus- ja laskutustietoja säilytetään asiakassuhteen ajan sekä sen jälkeen lakisääteisten säilytysaikojen ja mahdollisten oikeusvaateiden edellyttämän ajan.
- Käyttäjä- ja käyttöoikeustietoja säilytetään käyttöoikeuden ja asiakassuhteen ajan sekä rajatun ajan sen jälkeen tietoturvan ja vastuiden selvittämiseksi.
- Tekniset lokitiedot säilytetään palvelun toiminnan, tietoturvan ja poikkeamien selvittämisen kannalta tarpeellisen ajan.
- Asiakkaan lukuun käsiteltävät dialogi- ja henkilöstötiedot säilytetään asiakassopimuksen, henkilötietojen käsittelysopimuksen ja asiakkaan ohjeiden mukaisesti. Sopimuksen päättyessä tiedot palautetaan, poistetaan tai anonymisoidaan sovitun menettelyn mukaisesti, ellei laki edellytä niiden säilyttämistä.
Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan turvallisesti.
11. Henkilötietojen suojaaminen
Henkilötiedot suojataan teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä, joiden tarkoituksena on varmistaa tietojen luottamuksellisuus, eheys ja saatavuus. Suojaustoimiin kuuluvat käsittelyn luonteesta riippuen esimerkiksi:
- henkilökohtaiset ja tehtävän mukaan rajatut käyttöoikeudet
- käyttäjien tunnistaminen ja pääsynhallinta
- tietoliikenteen ja soveltuvien tallennettujen tietojen salaus
- tapahtuma- ja lokitietojen seuranta
- varmuuskopiointi ja palautumismenettelyt
- järjestelmien päivitykset, haavoittuvuuksien hallinta ja tietoturvapoikkeamien käsittely
- henkilöstön ja palveluntarjoajien salassapitovelvollisuudet
- alikäsittelijöiden sopimusperusteinen ohjaus ja valvonta.
AitoDialogin teknisissä tietoturvaratkaisuissa hyödynnetään soveltuvin osin ISO/IEC 27001:2022 -standardin periaatteita. Tämä ei tarkoita, että AitoHR Oy tai AitoDialogi olisi ISO/IEC 27001 -sertifioitu.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisissa tilanteissa oikeus:
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
- pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
- pyytää henkilötietojen poistamista
- pyytää käsittelyn rajoittamista
- vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja suoramarkkinointia
- saada suostumukseen tai sopimukseen perustuvat tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, kun oikeuden edellytykset täyttyvät
- peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa; peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen
- tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Kun pyyntö koskee asiakasorganisaation järjestämää AitoDialogia, pyyntö tulee ensisijaisesti osoittaa kyseiselle asiakasorganisaatiolle, joka toimii rekisterinpitäjänä. AitoHR Oy avustaa asiakasorganisaatiota pyynnön toteuttamisessa sopimuksen mukaisesti.
Kun AitoHR Oy toimii rekisterinpitäjänä, pyynnön voi lähettää osoitteeseen yhteys@aitohr.fi. Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmistaa. Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja yleensä kuukauden kuluessa.
13. Oikeus tehdä valitus
Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietoja on käsitelty tietosuojasääntelyn vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja.fi
Suosittelemme ottamaan ensin yhteyttä AitoHR Oy:hyn tai dialogin järjestäneeseen asiakasorganisaatioon, jotta asia voidaan selvittää.
14. Evästeet
AitoDialogin verkkosivulla voidaan käyttää palvelun toiminnan ja tietoturvan kannalta välttämättömiä evästeitä. Muita, kuten analytiikka- tai markkinointievästeitä, käytetään vain käyttäjän valinnan ja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
Käyttäjä voi hallita ei-välttämättömiä evästeitä verkkosivun evästeasetuksista. Tarkemmat tiedot käytössä olevista evästeistä, niiden tarjoajista ja säilytysajoista annetaan evästeasetuksissa tai erillisessä evästeselosteessa.
15. Selosteen muutokset
Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta palvelun, käsittelytapojen tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio julkaistaan AitoDialogin verkkosivulla. Olennaisista asiakasorganisaatioiden henkilötietojen käsittelyyn vaikuttavista muutoksista ilmoitetaan asiakkaille sovitulla tavalla.